Bien choisir son format d'enveloppe

S'il existe une multitude d'enveloppes et de pochettes, ce n'est pas pour des raisons esthétiques. L’enveloppe dans laquelle vous recevez vos factures ne sera pas la même que celle dans laquelle vous envoyez vos invitations ou encore vos objets fragiles.  Chacune d’elles est destinée à une utilisation bien précise. Qu’on les achète sur internet ou en boutique, les formats indiqués en millimètres sur les enveloppes d’expédition nous laissent bien souvent perplexes. Bureau Avenue s’est penché sur les différents termes utilisés et vous explique comment choisir le bon format d’enveloppe qu’il s’agisse d’un envoi commercial, personnel ou spécifique.

Les différents types d'enveloppes et de pochette

• Les différents modèles

Distinguons tout d’abord l’enveloppe, qui s’ouvre sur le grand côté, de la pochette, qui s’ouvre sur le plus petit côté. A cette caractéristique s’ajoute le type de fermeture : à patte gommée, autocollante ou auto-adhésive. Quant aux fenêtres, elles vous évitent d’avoir à écrire l’adresse du destinataire sur l’enveloppe, notamment si vous devez faire un envoi groupé. Pour les adresses à 3 lignes, choisissez une fenêtre de 35 mm, pour une adresse de 4 à 5 lignes, il faudra prévoir une fenêtre de 45mm et une fenêtre de 50 mm pour les adresses de 5 à 6 lignes, généralement pour les pochettes.

• Les formats d’enveloppes

Ensuite, avant de vous demander quel modèle choisir, sachez que chaque format d’enveloppe correspond à un format de papier précis. La taille d’une enveloppe est exprimée par la hauteur multipliée par la largeur en millimètres. Il existe toutefois des standards internationaux fixés par la norme ISO 216 et exprimés par des lettres (C0, C1, C2, etc.). Si vous disposez d’un document important que vous souhaitez plier au minimum, préférez les grands formats. Adaptez donc votre enveloppe à votre besoin :

• Pochette ou enveloppe C4 (229 x 324 mm) : feuille A4 non pliée (en papier kraft ou blanche)
• Pochette ou enveloppe C5 (162 x 229 mm) : feuille A4 pliée en 2 ou A5 non pliée (en papier kraft marron)
• Enveloppe C6 (114 x 162 mm) : feuille A5 pliée en 2 ou A6 non pliée
• Enveloppe DL (110 x 220 mm) : feuille A4 pliée en 3 ou A5 pliée en 2

• Les normes et les labels environnementaux

Vous noterez la présence de logos sur certaines enveloppes. Il s’agit de produits qui suivent des normes et des labels respectueux de l’environnement. Le label le plus connu est la marque NF Environnement qui distingue les produits avec un faible impact sur l’environnement. Dans cette logique, les enveloppes avec cette certification sont complètement recyclables, fenêtres en papier transparent inclues. Le label PEFC atteste que le bois du produit provient de forêts gérées durablement. [Mais il en existe bien d’autres].

Quelle enveloppe pour quel envoi ?

• Enveloppes standard pour vos envois quotidiens

L’enveloppe commerciale est la plus courante pour envoyer des documents administratifs ou des factures. Elle se décline en différentes qualités et gammes de prix. Vous pourrez également la trouver en différentes dimensions selon le format de votre feuille et l’importance du courrier que vous souhaitez envoyer. Par exemple, pour une lettre administrative, l’adresse du destinataire doit pouvoir être lue au travers de l’enveloppe, c’est pourquoi il est plutôt conseillé d’opter pour une enveloppe avec fenêtre quel que soit le format. Si vous devez envoyer un courrier volumineux, la pochette à soufflets sera parfaite. Avec une épaisseur allant de 3 à 9 cm, dotée ou non de fenêtre, elle sera idéale pour envoyer des dossiers, archives ou catalogues.

• Enveloppes colorées à usage professionnel et commercial

L’enveloppe a un fort impact sur le destinataire. Sans vous en rendre compte, elle constitue le premier contact avec votre destinataire : votre client/prospect s’il s’agit d’un envoi commercial ou avec votre contact professionnel. Elle donne une première image de votre entreprise ou de vous-même. Le choix de celle-ci déterminera son efficacité auprès de votre cible. Cette affirmation est d’autant plus vraie pour les campagnes de mailing ou de publipostage. Que vous envoyiez de la publicité ou des invitations, votre objectif est de conquérir de nouveaux clients puis de les fidéliser. Le choix du papier joue alors un rôle primordial, tout comme celui de l’enveloppe. Les enveloppes publicitaires sont généralement colorées et peuvent être imprimées recto seul ou recto verso, avec une imprimante laser ou jet d’encre. Du format à la couleur en passant par la fenêtre de perforation, les caractéristiques choisies porteront votre marque de fabrique. Libre à vous de les personnaliser en imprimant votre message ou logo.
Le format 90 x 140 mm à fermeture à patte pointue non gommée, est également destiné à un usage professionnel. S’il s’agit du format le plus adapté aux cartes de vœux, il l’est surtout pour les élections dans une entreprise (comité d’entreprise, syndicats, etc.). Les enveloppes élections sont conçues pour garantir toute confidentialité grâce à leur opacité élevée. Elles sont disponibles en différentes couleurs au choix pour mieux différencier vos différentes élections professionnelles.

• Enveloppes pour vos envois spécifiques et personnels

Pour envoyer vos lettres personnelles, aucune norme particulière n’est à respecter. Néanmoins, les modèles d’enveloppes carrées qu’elles soient blanches ou colorées sont généralement assimilées à la correspondance privée. Votre feuille A4 doit dans ce cas être pliée en quatre. Enfin, que vous souhaitiez expédier, emballer ou transporter un objet (CD, DVD, calendrier, livre, etc.), il existe un emballage d’expédition autre que la boîte postale. L’enveloppe bulle (ou enveloppe matelassée), composée de papier kraft pour sa rigidité et de papier bulle, protège efficacement votre colis de tout choc et garantit un bon acheminement. Pour choisir le bon format adapté à la taille de votre objet, pensez à prendre les mesures en longueur et en largeur. N’oubliez pas d’ajouter une marge de sécurité de quelques centimètres pour chaque côté et d’opter pour un format plus grand : il sera plus facile de faire rentrer le produit dans l’enveloppe.